Mudanzas de oficina: Cómo organizarla

Seamos sinceros, las mudanzas de oficina no son nada fáciles. Es una tarea complicada que hay que dejar en manos de profesionales. Cualquier extravío puede ser una desgracia. Además, hay muchos objetos delicados como ordenadores, televisiones, discos duros que necesitan una cuidadosa manipulación. Cada papel, carpeta, archivador, cuaderno o post-it tiene que llegar a salvo en la mudanza de oficina.

El hecho de realizar un traslado sin una organización previa puede resultar problemático, además de surgir numerosos imprevistos. Una planificación de antemano le ayudará a coordinar todo el proceso sin apenas sufrir por ello.

Por todo lo citado anteriormente, a continuación te exponemos una serie de consejos útiles para hacer una mudanza de manera correcta y más satisfactoria para la empresa:

1. En primer lugar se ha de planificar la mudanza paso a paso mediante un plan establecido o por un cúmulo de ideas donde se contemplen todas las tareas, los responsables de llevarla a cabo, el tiempo invertido y el coste total. No obstante, si el traslado lo realiza una empresa especializada de transportes, éste se desarrollará de forma más segura y sin ningún imprevisto.

2. A continuación, se deben conocer todos los servicios y habilitaciones básicas del nuevo local, ya que en la mayoría de los casos suelen estar a nombre de los anteriores propietarios, y por consiguiente, no se hayan dado de alta. De esta manera, se conseguirá proceder de manera más rápida el traslado.

3. El siguiente paso es desprenderse de todo el material pesado prescindible que se ha ido acumulando en la oficina con el paso de los años. La mayoría de las empresas son reacias a eliminar este tipo de material, como por ejemplo, recibos, presupuestos, historiales de clientes o incluso stock almacenado. Esta es la oportunidad deseada de librarse o darle un nuevo uso a estos materiales.

4. El cuarto paso es embalar el material y rotular todas las cajas para facilitar, una vez llegados a la nueva oficina, el trabajo de los primeros días. Por otra parte, si se tiene algún material de gran tamaño que se deba trasladar, debe estar especificado dentro de la planificación para evitar imprevistos. Por último, se ha de tener muy en cuenta el sistema de cableado de todos aquellos aparatos electrónicos ya que suele mezclarse.

5. Finalmente, es de vital importancia contactar con los clientes y a todos aquellos que estén ligados con la empresa para que tengan constancia del traslado que se va a ejercer. Además, se ha de actualizar la correspondencia para la nueva dirección de la oficina.